Oferta

Oferta jest to propozycja zawarcia umowy składana przez oferenta klientowi (oblatowi).

W naszym programie istnieje możliwość tworzenia ofert dla klientów lub przyszłych.

Dokumenty zewnętrzne -> Oferty

Lista ofert
Widok dodawania i edycji ofert

Po stworzeniu dokumentu można wydrukować dokument (wygląd wydruku można dopasować do swoich potrzeb)

Domyślny druk oferty

Z dokumentu ofertowego można wystawić Zamówienie od odbiorcy, Wydanie zewnętrzne lub Dokument sprzedażowy.

Wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych

Aby wystawić fakturę zaliczkową, a następnie końcową w pierwszej kolejności należy dodać proformę. Można to zrobić ręcznie (Dokumenty sprzedaży => Dodaj dokument, a w opcji rodzaj dokumentu wybieramy „Faktura proforma”) lub na widoku „Wydania zewnętrzne” zaznaczając dokument i górnym menu klikamy na „Wystaw dokument sprzedażowy”.

Gdy mamy już wystawioną proformę można zacząć wystawiać fakturę zaliczkową. Rozwijając przycisk „Dodaj dokument” na widoku „Dokumenty sprzedaży” lub podczas normalnej operacji jak podczas dodawania proformy przy czym typ zmieniamy na „Fakturę zaliczkową”.

Rozwijany przycisk dodawania dokumentu
Okno dodawania faktur

W pierwszym przypadku system poprosi nas o wybranie odbiorcy na którego ma zostać wystawiony dokument. Odbiorca musi być taki sam jak wystawiona wcześniej proforma, następnie po numerze faktury należy wybrać właściwy rekord.

Okno wyboru faktury proforma

W drugim przypadku po wybraniu odbiorcy należy wybrać tak jak poprzednio interesującą nas proformę.

Wybór proformy bezpośrednio na widoku edycji dokumentów

System pobierze pozycje faktury na podstawie proformy.

W kwocie zaliczki wypisujemy wartość zaliczki. Po prawej znajduję się okienko z pozostałą w kwotą do zapłaty oraz opcja po zaznaczeniu której całość zostanie przypisana do pola „Kwota zaliczki”.

Analogicznie postępujemy w przypadku faktury końcowej.

Jak liczone są wartości VAT dla różnych stawek w fakturze zaliczkowej?

Na fakturze mamy towary opodatkowane trzema stawkami VAT 23%,8%,5%

System ustala procentowy udział w zamówieniu towarów opodatkowanych według stawki: 23% – 15 979,91/24 300,41 =~ 65,7598% , 8% – 2 808/24 300,41 =~ 11,5554%, 5% – 5 512,50/24 300,41 =~ 22,6848%

Kolejnym krokiem jest ustalenie kwoty zaliczki (10 000 PLN) przypadającej proporcjonalnie na dostawę towarów opodatkowaną według stawki: 23% – 10 000 * 65,7598 % = 6 575,98 PLN, 8% – 10 000 * 1 1,5554% = 1 155,54 PLN, 5% – 10 000 * 22,6848% = 2 268,48 PLN. Co razem daje nam 10 000.

Teraz należy obliczyć kwoty VAT od otrzymanych zaliczek. 23% – kwota VAT = 6 575,98 * 23 / (100 + 23) =~ 1 229,65 PLN, 8% – kwota VAT= 1 155,54 * 8 / (100 + 8) =~ 85,60 PLN, 5% – kwota VAT = 2 268,48 * 5 / (100 + 5) = 108,02 PLN

Faktura zaliczkowa z tabelą VAT

Integracja drukarki fiskalnej z programem Weaver WMS

Aby drukarka fiskalna współpracowała z programem należy w pierwszej kolejności przeprowadzić konfigurację. Drukarki mogą komunikować się WMS-em przy pomocy protokołu Posnet lub XML.

Protokół Posnet

Drukarkę do komputera można podłączyć na dwa sposoby przy pomocy kabla USB lub bezpośrednia do gniazda szeregowego RS232. W przypadku wybrania opcji z użyciem przewodu USB należy pobrać sterowniki dla drukarki ze strony producenta po instalacji w systemie widziany jest wówczas „wirtualny” port RS232. Po instalacji sterowników w menadżerze urządzeń systemu Windows powinien pojawić się port.

Następnie w programie Weaver WMS należy przejść do Ustawień aplikacji i wybrać z zakładek „Drukarka fiskalna”

W sekcji protokół komunikacyjny należy upewnić się że wybrana opcja to „Posnet”, a numer portu COM jest taki sam jak w Menedżerze urządzeń systemu Windows

Protokół XML

Protokół XML (Novitus) stanowi alternatywę dla Posnetu, dzięki niemu druk paragonu trwa o wiele szybciej. Drukarkę podłączamy do naszego komputera lub naszej sieci domowej przy pomocy kabla Etherent/USB bądź poprzez sieć bezprzewodową. Jeśli komputer/sieć domowa ma ustawione automatyczne przydzielanie adresu IP to drukarka sama pobierze potrzebne jej ustawienia w innym przypadku należy je ręcznie wprowadzić. W menu urządzenia należy wydrukować ustawienia sieci i wprowadzić odpowiednie wartości do ustawień Weaver WMS (adres IP oraz port na jakim pracuje).

Wpisujemy adres IP z wydruku oraz port, a w protokole komunikacji wybieramy XML. Podobnie sprawa ma się w przypadku urządzenia tu zmieniamy protokół komunikacji istotną zmianą jest
konfiguracja połączeń poszczególnych urządzeń zewnętrznych na odpowiednim porcie fizycznym drukarki w zależności od podłączenia.
Aby przetestować czy wszystko działa można wydrukować testowy paragon.

Eksportowanie ewidencji sprzedaży do pliku JPK_V7

Plik JPK_V7 jest ujednoliconą strukturą składająca się z części ewidencyjnej i deklaracyjnej zastępując dotychczasowe pliki wysłane przez każdego przedsiębiorcę. W programie Weaver WMS jest możliwość wygenerowania części ewidencyjnej i późniejsze zaimportowanie go w programach księgowych (np. Optima ERP oraz inne wspierających importowanie plików JPK). Zgodnie z nowymi zasadami należy odpowiednio oznaczyć materiały oraz usługi kodami GTU w przypadku materiału należy wejść Katalogi => materiały lub usługi i edytować wybrany element na materiałach opcja wyboru znajduję się w zakładce „Informacje dodatkowe”

GTU w materiałach
GTU w usługach

Taka zmiana wystarczy by ponowne generowany plik zawierał kody GTU. Inaczej sprawa wygląda z procedurami podatkowymi dotychczasowe faktury należy uzupełnić ręcznie. Aby to zrobić należy edytować fakturę

Uzupełnianie faktury informacjami o procedurach

Aby uniknąć ciągłego uzupełniania można przypisać wybrane procedury do każdego odbiorcy wtedy zostaną one automatycznie zaznaczone w fakturze, a w przypadku mechanizmu podzielonej płatności przypisanej do materiału system sam oznaczy fakturę, taki sam mechanizm oznaczania wystąpi gdy faktura przekroczy kwotę 15 000 brutto.

Edycja procedur dla odbiorcy

Generowanie pliku należy rozpocząć od sprawdzenia poprawności danych, jeżeli z sytemu drukowane są paragony potrzebny będzie raport okresowy z drukarki fiskalnej wszystkie paragony jak i faktury do paragonów muszą być uwzględnione w systemie jeżeli na drukarce ten sam paragon został wydrukowany drugi raz z systemu należy nanieść korektę na raport usuwając ponownie wydrukowany paragon. Wchodzimy w dokumenty sprzedaży u góry wybieramy zakładkę „Eksport danych” i klikamy w „Eksport do pliku JPK_V7”. Zostanie uruchomiony kreator, który przeprowadzi nas przez proces tworzenia pliku. Na drugiej stronie należy uzupełnić wymagane dane.

Kreator pliku JPK

Wybieramy pożądane parametry pliku, jeżeli deklarujemy się jako osoba nie fizyczna nasze dane zostaną zaimportowane z „Danych firmy”. Wybieramy rodzaj rozliczenia, okres za jaki składamy rozliczenie, urząd skarbowy oraz ścieżkę eksportu naszego pliku. w kolejnym kroku wprowadzamy dane z raportu fiskalnego.Należy pominąć jeżeli nie wystawiamy paragonów.

Wprowadzanie danych z raportu fiskalnego

W kolejnym kroku zaznaczamy konkretne faktury z których generujemy plik.

Zaznaczanie faktur

Na następnej stronie zostanie wygenerowany właściwy plik. klikamy następny o plik powinien znaleźć się folderze który wcześniej wybraliśmy.

Tak przygotowany plik możemy zaimportować w programie księgowym. W programie Mała księgowość przechodzimy do menu „Operacje” i importowanie dokumentów

Okno importowania programu Mała księgowość

Klikamy „Z pliku” i zmieniamy rodzaj pliku na „Plik importu danych formatu JPK XML”

Okno wyboru pliku

Wybieramy nasz plik. Powinna wyskoczyć informacja o ilości zaimportowanych dokumentów.

Potwierdzenie import
Zaimportowane faktury

Nasze faktury zostały zaimportowane i są gotowe do dalszej obróbki. W programie Optima ERP wchodzimy w zakładkę „JPK”, klikamy „Import do rej. Vat”

Import w programie Optima ERP

„Błyskawica” uruchamia nasz import.

Zmiana sposobu wyliczania wartości faktur i paragonów

Istnieją dwa sposoby wyliczania wartości faktury lub paragonu oraz pozycji w nich zawartych. Każda z nich w świetle prawa jest poprawna jednak w niektórych w przypadkach zmiana na konkretny typ jest wskazana, a niekiedy obowiązkowa (np. w przypadku wydruku paragonu fiskalnego)

1.Faktura liczona od kwoty netto

Ten rodzaj wyliczenia najczęściej stosowany jest pomiędzy podmiotami gospodarczymi gdzie większość z nich to Vatowcy i częściej operuję się tam kwotami netto i cena brutto ma mniejsze znaczenie. Schemat liczenia faktur od kwot netto:

Cena jednostkowa netto x Ilość = Wartość netto

Mając już wartość pozycji netto można liczyć pozostałe wartości

Wartość netto x Stawka VAT = Wartość VAT
Wartość netto + Wartość VAT = Wartość brutto

Jak widać na przykładzie wszystkie sumy poszczególnych pół się zgadzają. Jest to domyślne ustawienie w programie Weaver WMS. I wygląda ono tak:

Ustawienia sposobu liczenia kwot na fakturach

Jeżeli w ustawieniach wybierzemy „Sumowanie brutto i wyliczanie netto oraz VAT-u (zachowuje brutto, zgodny z kasą fiskalną)” Nasze pozycje będą się sumować inaczej:

Obie formy są dopuszczalne przez polskie prawo.

2.Faktura liczona od kwoty brutto

Ten sposób najczęściej stosowany jest w obrocie detalicznym gdzie cena brutto jest ceną wyjściową. Sposób liczenia wartości wygląda następująco:

Cena jednostkowa brutto x Ilość = Wartość brutto

Wartość VAT na takim dokumencie jest liczona wg. wzoru:

Wartość VAT=  Wartość brutto x ( procent stawki VAT / sto + procent stawki VAT) 

Ustawienia dla dokumentów od kwot brutto

Ustawienia te muszą być wybrane jeżeli wystawiamy paragon fiskalny inaczej nasza drukarka fiskalna może nie przyjąć takiego paragonu z systemu, aby domyślnie system zmieniał sposób liczenia dla paragonu należy w przejść do Ustawień => Definicje dokumentów => Zakładka „Paragon Fiskalny” i kliknąć „Ustawienia”

Domyślne ustawienia sposobu liczenia
Wynik obliczeń dla paragonu fiskalnego

MPP, czyli Mechanizm Podzielonej Płatności

System Weaver WMS umożliwia korzystanie z mechanizmu podzielonej płatności. Informacje o tym, czym jest i kogo obowiązuje MPP znajdziesz tutaj.

Aby włączyć dla danego materiału magazynowego usługę MPP należy wejść w zakładkę Katalogi, a następnie Materiały. W tym miejscu należy wybrać kolejno interesujący nas materiał oraz opcje Edytuj materiał. W zakładce „Ceny i sprzedaż” znajduje się tzw. 'checkbox', który należy zaznaczyć. W tym momencie uruchomiliśmy usługę MPP dla wybranego towaru.

Po całym procesie tworzenia dokumentu WZ należy wystawić fakturę VAT. Podczas jej dodawania, w zakładce „Ceny i waluty” również zaznaczamy opcję „Mechanizm podzielonej płatności”.

Po zatwierdzeniu dokumentu FV, przy danych do płatności pojawi się informacja o MPP.

Generowanie pliku JPK_MAG oraz JPK_FA.

JPK czyli Jednolity Plik Kontrolny to wygenerowany zbiór danych z oprogramowania księgowego przedsiębiorstwa. Ma ustaloną formę w postaci specjalnego schematu XML, a korzyści płynące z jego wprowadzenia są obustronne. Dla organów kontrolujących JPK pozwala na szybką i prostą kontrolę, a także znacząco niweluje proceder wyłudzeń podatkowych. Z kolei dla osób prowadzących firmę pozwala na skrócenie czasu kontroli oraz daje możliwość monitorowania pracy księgowych.

JPK składa się z siedmiu struktur:

  • JPK_KR – dotyczący ksiąg rachunkowych
  • JPK_WB – dotyczący wyciągów bankowych
  • JPK_MAG – dotyczący magazynu
  • JPK_FA – dotyczący faktur VAT
  • JPK_PKPIR – dotyczący podatkowej księgi przychodów i rozchodów
  • JPK_EWP – dotyczący ewidencji przychodów
  • JPK_VAT – dotyczący ewidencji kupna i sprzedaży VAT

To, dlaczego sprawy dotyczące JPK stały się ostatnio tak istotne, tłumaczy poniższa tabela:

Jak widać, od stycznia bieżącego roku WSZYSTKIE PRZEDSIĘBIORSTWA (również te funkcjonujące jako jednoosobowa działalność gospodarcza) mają obowiązek przesłania JPK_VAT, a od lipca również obowiązek generowania pozostałych typów JPK na żądanie.

Warto o tym pamiętać, ponieważ niezłożenie lub przesłanie błędnego JPK i niepoddanie go korekcie, może skutkować wysokimi karami w postaci grzywny.

 

W związku z tym powstaje pytanie – czy w programie Weaver WMS możliwe jest wygenerowanie plików JPK? Z radością informujemy, że tak!

W najnowszej aktualizacji 2.0.310.0 została dodana możliwość generowania plików JPK_MAG oraz JPK_FA. Co więcej – cały proces jest nieskomplikowany i trwa zaledwie kilka minut.

Aby wygenerować plik JPK_MAG należy:

  1. Wybrać w grupie „Dokumenty zewnętrzne”: [PZ] Przyjęcia zewnętrzne lub [WZ] Wydania zewnętrzne. Można też w grupie „Dokumenty wewnętrzne” wybrać: [RW] Rozchody wewnętrzne lub [MM] Przesunięcia międzymagazynowe.
  2. Kliknąć na górnym pasku poleceń w zakładkę „Eksport danych”
  3. Wybrać ikonę „Eksport do pliku JPK_MAG”

 

 

 

 

 

 

 

Po  wybraniu tej opcji wyświetli się nowe okno, w którym po kliknięciu „Następny” będziemy mogli wybrać interwał generowania pliku, nazwę magazynu, Urząd Skarbowy, któremu podlega nasza firma, a także folder, w którym ma zostać zapisany plik.

Po ustawieniu wszystkich parametrów będziemy mogli dodać dokumenty PZ, WZ, RW oraz MM. Wystarczy już tylko poczekać na utworzenie pliku.

W przypadku generowania JPK_FA wszystko wygląda bardzo podobnie. Jedyną różnicą jest to, że w punkcie pierwszym należy wybrać w grupie „Dokumenty zewnętrzne”: [FS] Faktury sprzedaży.

Co ważne, program Weaver WMS zapisuje JPK w formacie XML, dzięki czemu nadaje się on od razu do wysłania. Warto jednak upewnić się, że całość jest poprawna. Do tego celu można posłużyć się oprogramowaniem Klient JPK 2.0. Jest ono całkowicie darmowe i dostępne na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów.

Po uruchomieniu programu i zalogowaniu się należy wybrać Narzędzia -> Weryfikacja merytoryczna dokumentów JPK. Następnie trzeba wskazać ścieżkę dostępu, rozpocząć weryfikację, a program po chwili wyświetli informację o poprawności pliku.

Współpraca z drukarką fiskalną

Aktualizacja : 13.11.2020
https://wms.weaversoft.pl/2020/11/integracja-drukarki-fiskalnej-z-programem-weaver-wms/

Program magazynowy Weaver WMS od wersji 2.0.227.0 współpracuje drukarkami fiskalnymi za pomocą protokołu POSNET. Jest to najbardziej popularny w Polsce protokół komunikacji wspierany przez 99% drukarek fiskalnych na rynku Polskim.

Aby skonfigurować program do pracy z drukarkę fiskalną należy:

1. Zainstalować sterownik COM drukarki dostępny od producenta.
2. Skonfigurować drukarkę fiskalną w zakładce Ustawienia -> Zachowanie aplikacji -> Drukarka fiskalna

Konfiguracja drukarki fiskalnej

Aby wydrukować paragon do Faktury VAT należy wejść na widok Faktur sprzedaży i wybrać opcję Wydruk paragonu fiskalnego. Po poprawnym wydruku system zaznaczy wydruk w kolumnie Paragon fiskalny dla danej faktury (kolumny można dostosować klikając prawym przyciskiem myszy na dowolnej kolumnie, opcja 'Wybór kolumn').