image_pdfimage_print

Eksportowanie ewidencji sprzedaży do pliku JPK_V7

Plik JPK_V7 jest ujednoliconą strukturą składająca się z części ewidencyjnej i deklaracyjnej zastępując dotychczasowe pliki wysłane przez każdego przedsiębiorcę. W programie Weaver WMS jest możliwość wygenerowania części ewidencyjnej i późniejsze zaimportowanie go w programach księgowych (np. Optima ERP oraz inne wspierających importowanie plików JPK). Zgodnie z nowymi zasadami należy odpowiednio oznaczyć materiały oraz usługi kodami GTU w przypadku materiału należy wejść Katalogi => materiały lub usługi i edytować wybrany element na materiałach opcja wyboru znajduję się w zakładce „Informacje dodatkowe”

GTU w materiałach
GTU w usługach

Taka zmiana wystarczy by ponowne generowany plik zawierał kody GTU. Inaczej sprawa wygląda z procedurami podatkowymi dotychczasowe faktury należy uzupełnić ręcznie. Aby to zrobić należy edytować fakturę

Uzupełnianie faktury informacjami o procedurach

Aby uniknąć ciągłego uzupełniania można przypisać wybrane procedury do każdego odbiorcy wtedy zostaną one automatycznie zaznaczone w fakturze, a w przypadku mechanizmu podzielonej płatności przypisanej do materiału system sam oznaczy fakturę, taki sam mechanizm oznaczania wystąpi gdy faktura przekroczy kwotę 15 000 brutto.

Edycja procedur dla odbiorcy

Generowanie pliku należy rozpocząć od sprawdzenia poprawności danych, jeżeli z sytemu drukowane są paragony potrzebny będzie raport okresowy z drukarki fiskalnej wszystkie paragony jak i faktury do paragonów muszą być uwzględnione w systemie jeżeli na drukarce ten sam paragon został wydrukowany drugi raz z systemu należy nanieść korektę na raport usuwając ponownie wydrukowany paragon. Wchodzimy w dokumenty sprzedaży u góry wybieramy zakładkę „Eksport danych” i klikamy w „Eksport do pliku JPK_V7”. Zostanie uruchomiony kreator, który przeprowadzi nas przez proces tworzenia pliku. Na drugiej stronie należy uzupełnić wymagane dane.

Kreator pliku JPK

Wybieramy pożądane parametry pliku, jeżeli deklarujemy się jako osoba nie fizyczna nasze dane zostaną zaimportowane z „Danych firmy”. Wybieramy rodzaj rozliczenia, okres za jaki składamy rozliczenie, urząd skarbowy oraz ścieżkę eksportu naszego pliku. w kolejnym kroku wprowadzamy dane z raportu fiskalnego.Należy pominąć jeżeli nie wystawiamy paragonów.

Wprowadzanie danych z raportu fiskalnego

W kolejnym kroku zaznaczamy konkretne faktury z których generujemy plik.

Zaznaczanie faktur

Na następnej stronie zostanie wygenerowany właściwy plik. klikamy następny o plik powinien znaleźć się folderze który wcześniej wybraliśmy.

Tak przygotowany plik możemy zaimportować w programie księgowym. W programie Mała księgowość przechodzimy do menu „Operacje” i importowanie dokumentów

Okno importowania programu Mała księgowość

Klikamy „Z pliku” i zmieniamy rodzaj pliku na „Plik importu danych formatu JPK XML”

Okno wyboru pliku

Wybieramy nasz plik. Powinna wyskoczyć informacja o ilości zaimportowanych dokumentów.

Potwierdzenie import
Zaimportowane faktury

Nasze faktury zostały zaimportowane i są gotowe do dalszej obróbki. W programie Optima ERP wchodzimy w zakładkę „JPK”, klikamy „Import do rej. Vat”

Import w programie Optima ERP

„Błyskawica” uruchamia nasz import.

Zmiana sposobu wyliczania wartości faktur i paragonów

Istnieją dwa sposoby wyliczania wartości faktury lub paragonu oraz pozycji w nich zawartych. Każda z nich w świetle prawa jest poprawna jednak w niektórych w przypadkach zmiana na konkretny typ jest wskazana, a niekiedy obowiązkowa (np. w przypadku wydruku paragonu fiskalnego)

1.Faktura liczona od kwoty netto

Ten rodzaj wyliczenia najczęściej stosowany jest pomiędzy podmiotami gospodarczymi gdzie większość z nich to Vatowcy i częściej operuję się tam kwotami netto i cena brutto ma mniejsze znaczenie. Schemat liczenia faktur od kwot netto:

Cena jednostkowa netto x Ilość = Wartość netto

Mając już wartość pozycji netto można liczyć pozostałe wartości

Wartość netto x Stawka VAT = Wartość VAT
Wartość netto + Wartość VAT = Wartość brutto

Jak widać na przykładzie wszystkie sumy poszczególnych pół się zgadzają. Jest to domyślne ustawienie w programie Weaver WMS. I wygląda ono tak:

Ustawienia sposobu liczenia kwot na fakturach

Jeżeli w ustawieniach wybierzemy „Sumowanie brutto i wyliczanie netto oraz VAT-u (zachowuje brutto, zgodny z kasą fiskalną)” Nasze pozycje będą się sumować inaczej:

Obie formy są dopuszczalne przez polskie prawo.

2.Faktura liczona od kwoty brutto

Ten sposób najczęściej stosowany jest w obrocie detalicznym gdzie cena brutto jest ceną wyjściową. Sposób liczenia wartości wygląda następująco:

Cena jednostkowa brutto x Ilość = Wartość brutto

Wartość VAT na takim dokumencie jest liczona wg. wzoru:

Wartość VAT=  Wartość brutto x ( procent stawki VAT / sto + procent stawki VAT) 

Ustawienia dla dokumentów od kwot brutto

Ustawienia te muszą być wybrane jeżeli wystawiamy paragon fiskalny inaczej nasza drukarka fiskalna może nie przyjąć takiego paragonu z systemu, aby domyślnie system zmieniał sposób liczenia dla paragonu należy w przejść do Ustawień => Definicje dokumentów => Zakładka „Paragon Fiskalny” i kliknąć „Ustawienia”

Domyślne ustawienia sposobu liczenia
Wynik obliczeń dla paragonu fiskalnego

MPP, czyli Mechanizm Podzielonej Płatności

System Weaver WMS umożliwia korzystanie z mechanizmu podzielonej płatności. Informacje o tym, czym jest i kogo obowiązuje MPP znajdziesz tutaj.

Aby włączyć dla danego materiału magazynowego usługę MPP należy wejść w zakładkę Katalogi, a następnie Materiały. W tym miejscu należy wybrać kolejno interesujący nas materiał oraz opcje Edytuj materiał. W zakładce „Ceny i sprzedaż” znajduje się tzw. ‚checkbox’, który należy zaznaczyć. W tym momencie uruchomiliśmy usługę MPP dla wybranego towaru.

Po całym procesie tworzenia dokumentu WZ należy wystawić fakturę VAT. Podczas jej dodawania, w zakładce „Ceny i waluty” również zaznaczamy opcję „Mechanizm podzielonej płatności”.

Po zatwierdzeniu dokumentu FV, przy danych do płatności pojawi się informacja o MPP.

Inwentaryzacja ciągła

System Weaver WMS umożliwia przeprowadzenie procesu inwentaryzacji zasadniczo na dwa sposoby:

Niniejszy wpis dotyczy przeprowadzania procesu inwentaryzacji ciągłej.

Inwentaryzację ciągłą polega na tym, że użytkownik terminala mobilnego zostanie poproszony o podanie ilości pozostałej na miejscu magazynowym lub jednostce logistycznej po procesie pobierania materiału z miejsca lub jednostki logistycznej. 

Proces inwentaryzacji ciągłej umożliwia bieżącą korektę stanów magazynowych w systemie zgodnie z rzeczywistymi ilościami znajdującymi się na miejscach magazynowych.

System umożliwia precyzyjną konfigurację ustawień inwentaryzacji ciągłej. Najprostszym scenariuszem jest uruchomienie inwentaryzacji ciągłej dla użytkownika lub roli, niezależnie od dokumentów. W tym celu należy w Ustawieniach terminala mobilnego w zakładce Inwentaryzacja ciągła wybrać opcję 

  • Wyświetlaj. Jeśli po pobraniu towaru z miejsca chcemy wyświetlić prośbę o podanie ilości.
  • Wyświetlaj i wymusza. Jeśli użytkownik terminala mobilnego ma obowiązek podania pozostałej ilości. System zablokuje dalsze operacje bez podania tejże ilości.
Ustawienia inwentaryzacji ciągłej.

Podczas pracy na urządzeniu mobilnym system po pobraniu ilości z miejsca wyświetli monit z prośbą o podanie pozostałej ilości.

Kontrola ilości – inwentaryzacja ciągla.
Kontrola ilości – potwierdzenie.

Wszystkie operacje inwentaryzacji ciągłej dostępne są w sekcji Raporty – Inwentaryzacja ciągła. Raport zawiera szereg informacji związanych z procesem inwentaryzacji.

Raport z inwentaryzacji ciągłej.

Inwentaryzacją ciągłą można również wymusić na urządzeniu mobilnym. W tym celu należy wejść w:

  • Menu -> Operacje -> Korekta ilości. Dla trybu bez jednostek logistycznych.
  • Menu -> Jednostki -> Korekta. Dla trybu jednostek logistycznych.
Korekta ilości dla miejsca i materiału.

Bardziej uporządkowany sposób przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej polega na otwarciu dokumentu Inwentaryzacji ciągłej. Takie podejście ma następujące zalety:

  • Dokument umożliwia wybór materiałów, dla których będziemy przeprowadzali proces,
  • Każda lokalizacja zostanie odpytana jednokrotnie (chyba że wymusimy powtórne sprawdzenie),
  • Na widoku dokumentu jesteśmy informowani o postępach z inwentaryzacji ciągłej,
  • Dokument inwentaryzacji łatwo skonwertować na dokumenty Inwentaryzacja – archiwum, którym można wyeksportować do systemu nadrzędnego ERP.

Aby utworzyć dokument inwentaryzacji ciągłej należy z menu głównego wybrać Dokumenty wewnętrzne – Inwentaryzacja ciągła – Otwórz dokument. Kretor poprowadzi poprzez proces otwierania dokumentu.

Należy również pamiętać aby zaznaczyć w odpowiednich użytkownikach (rolach), w Ustawieniach terminala mobilego opcję Zgodnie z dokumentem inwentaryzacji ciągłej w zakładce Inwentaryzacja ciągła. Wówczas system odpyta o ilości wyłacznie dla pozycji znajdującym się na dokumencie inwentaryzacji ciągłej.

System na bieżąco pozwala monitorować postęp inwentaryzacji ciągłej. Wyświetla rozbieżności w ilościach i za pomocą przycisku Zleć ponowne sprawdzenie pozwala ponownie zlecić weryfikację ilości dla pozycji, przydatna funkcja w przypadku występienia robieżności.

Inwentaryzacja ciągła – dokument.

W każdej chwili można zamknąć dokument i stworzyć z niego dokument Inwentaryzacja – archiwum, który zostanie wyeksportowany do systemu nadrzędnego. Kreator archiwizacji dokumentu ciągłego umożliwia wybór materiałów oraz magazynów z systemu zewnętrznego, dla których utworzone zostaną dokumentu inwentaryzacji. 

Podczas tworzenia dokumentu Inwentaryzacja – archiwum, system pobiera aktualne ilości magazynowe, dzięki temu do systemu ERP wyeksportowane zostaną poprawne ilości wraz z magazynami. Należy zadbać tylko o zamknięcie dokumentów w systemach, tak aby były spójne.

Archwizacja dokumentu ciągłego. Możliwy jest wybór materiałów oraz zmiana ilości wraz z magazynem zewnętrznym.

Inwentaryzacja – przykład realizacji wraz z integracją z systemem ERP Soneta Enova

System Weaver WMS umożliwia przeprowadzenie procesu inwentaryzacji zasadniczo na dwa sposoby:

Niniejszy wpis dotyczy realizacji procesu Inwentaryzacji klasycznej wraz z opcjonalnym eksportem wynikowych danych do systemu nadrzędnego (w tym przypadku systemu ERP Soneta Enova).

Aby rozpocząć proces przeprowadzania inwentaryzacji należy skorzystać z kreatora otwierania inwentaryzacji. W tym celu należy wybrać opcję Dokumenty wewnętrzne -> Inwentaryzacja -> Dodaj inwentaryzację. Kreator poprowadzi poprzez proces otwierania inwentaryzacji.

Dane dokumentu inwentaryzacji.
Wybór magazynów. W przypadku integracji z systemem nadrzędnym ERP należy wybrać magazyn zewnętrzny.
Wybór miejsca magazynowych
Wybór materiałów.
Podsumowanie inwentaryzacji.
Blokowanie jednostek przez system.

Po otwarciu dokumentu inwentaryzacji można rozpocząć proces liczenia oraz realizacji inwentaryzacji na urządzeniu mobilnym. W tym celu należy upewnić się, że użytkownik mobilny posiada odpowiednie uprawnienie. 

Uprawnienia do inwentaryzacji.

Jeśli użytkownik przypisany jest do roli, wówczas uprawnienia należy przypisać do roli.

Na urządzeniu mobilnym inwentaryzacja dostępna jest w Menu główne – Inwentaryzacja.

Lista dokumentów inwentaryzacji.
Możliwe jest wyszukiwanie pozycji z listy.
Realizacja pozycji inwentaryzacji.
Zrealizowane pozycje zmieniają kolor (status).

W czasie rzeczywistym, podczas realizacji procesu inwentaryzacji dostępny jest podgląd zinwentaryzowanych oraz oczekujących pozycji w aplikacji Desktop. 

Realizacja inwentaryzacji Desktop.

Zrealizowaną inwentaryzację należy zaksięgować oraz przenieść do archiwum. Księgowanie powoduje zasadniczo dwie rzeczy:

  1. Zmianę ilości towaru w jednostkach logistycznych na miejscach w systemie.
  2. Odblokowanie jednostek logistycznych.

Po przeniesieniu do archiwum możliwe jest wyeskportowanie dokumentu do systemu nadrzędnego ERP. Proces księgowania oraz archiwizacji przedstawiony jest poniżej.

Księgowanie inwentarazycji – podsumowanie.
Księgowanie inwentaryzacji – ostrzeżenie.
Księgowanie inwentaryzacji – postęp.
Przenoszenie inwentaryzacji do archiwum.

Po przeniesieniu inwentaryzacji do archiwum jest ona dostępna w Dokumenty wewnętrzne – Inwentaryzacja archiwum.

Z tego poziomu możliwy jest eksport dokumentu do systemu nadrzędnego, jeśli serwis integracji został wdrożony. Na liście zarchiwizowanych inwentaryzacji dostępne są kolumny:

  • Kod magazynu (system zewnętrzny) – na tym magazynie systemu utworzy dokumentu inwetaryzacji.
  • Numer dokumentu (system zewnętrzny) – numer poprawnie utworzonego dokumentu inwentaryzacji w systemie nadrzędnym.
  • Błąd integracji. Treść błędu podczas dodawania dokumentu w ERP. Najczęściej będzie to brak materiału.
Archiwum inwentaryzacji – kolumny odpowiadające za integrację z ERP.

W systemie Enova dokument trafi do bufora inwentaryzacji. Należy zweryfikować ceny oraz zatwierdzić dokument.

Inwentaryzacja w systemie Enova.

Definicje dokumentów oraz uprawnienia do nich

Program magazynowy Weaver WMS umożliwia definiowanie definicji dokumentów. Dzięki temu możliwe jest podzielenie logiczne dokumentów oraz utworzenie dla nich osobnych numeracji.

Poniżej znajduje się przykład wykorzystania definicji dokumentów oraz uprawnień dla scenariusza, w którym w firmie występują dwa działy produkcyjne. Dział A odpowiedzialny jest za produkcję czytników kodów, dział B odpowiedzialny jest za produkcję drukarek etykiet. Działy powinny posiadać osobne numeracje dokumentów produkcyjnych oraz nie powinny widzieć wzajemnie swoich dokumentów.

Na początku należy dodać definicję dokumentów dla poszczególnych działów. W tym celu w zakładce Ustawienia, należy wybrać opcję Definicje dokumentów, następnie wyszukać [ZP] Zlecenia produkcyjne, dalej przejść do Definicji pochodnych. Następnie możliwe jest dodanie definicji pochodnych. W przytoczonym przykładnie dodajemy dwie definicje pochodne: Czytniki oraz Drukarki.

Definicje pochodne
Definicje pochodne

Kolejnym krokiem jest definiowanie uprawnień dla definicji dokumentów. W tym celu należy przejść do widoku Użytkownicy. Po wybraniu użytkownika należy z górnego menu Operacje wybrać opcję Definicje dokumentów. Na widoku definicji dokumentów możliwe jest ustawienie widoczności poszczególnych definicji.

Uprawnienia do definicji dokumentów
Uprawnienia do definicji dokumentów

Po ustawieniu uprawnień, użytkownik będzie miał dostęp tylko do wybranych definicji. Zarówno w oknie dodawania dokumentu, jak i na liście wszystkich dokumentów.

Wydruk adresu dostawy na WZ

W programie magazynowym Weaver WMS istnieje możliwość wydruku adresu dostawy na dokumencie WZ.

Aby tego dokonać należy uzupełnić adres dostawy podczas tworzenia dokumentu WZ.

Odbiorca i dostawa

Następnie podczas wyboru parametrów wydruku należy wybrać opcję Pokaż adres dostawy.

Parametry wydruku dokumentu
Parametry wydruku dokumentu

Współpraca z drukarką fiskalną

Program magazynowy Weaver WMS od wersji 2.0.227.0 współpracuje drukarkami fiskalnymi za pomocą protokołu POSNET. Jest to najbardziej popularny w Polsce protokół komunikacji wspierany przez 99% drukarek fiskalnych na rynku Polskim.

Aby skonfigurować program do pracy z drukarkę fiskalną należy:

1. Zainstalować sterownik COM drukarki dostępny od producenta.
2. Skonfigurować drukarkę fiskalną w zakładce Ustawienia -> Zachowanie aplikacji -> Drukarka fiskalna

Konfiguracja drukarki fiskalnej

Aby wydrukować paragon do Faktury VAT należy wejść na widok Faktur sprzedaży i wybrać opcję Wydruk paragonu fiskalnego. Po poprawnym wydruku system zaznaczy wydruk w kolumnie Paragon fiskalny dla danej faktury (kolumny można dostosować klikając prawym przyciskiem myszy na dowolnej kolumnie, opcja ‚Wybór kolumn’).