Automatyczne wysyłanie faktur mailem

Aby funkcja działała poprawnie należy mieć poprawnie skonfigurowaną skrzynkę e-mail, której ustawienia znajdziemy w Ustawienia aplikacji => Skrzynka e-mail

Uzupełniamy pola zgodnie z posiadanym przez nas kontem e-mail.

Kolejną rzeczą jest dostosowanie naszego szablonu e-mail do własnych potrzeb. Przechodzimy do menu z lewej strony Ustawienia => Szablony => Szablony wiadomości i wybieramy „Załącznik do faktury”

Przy wysyłce tekst w nawiasach kwadratowych zostanie zamieniony na wartości z danych naszego odbiorcy, faktury, oraz danych firmy sprzedawcy czyli nas. Wartości w nawiasach nie należy zmieniać, można jedynie usunąć niepożądane dane. Gdy mamy już to skonfigurowane musimy wybrać sposób kiedy faktura ma się wysłać, są trzy opcje. We wszystkich przypadkach fakturę musimy dodać jako załącznik zaznaczając przycisk hosta lub ustawiając to globalnie dla danej numeracji o czym można przeczytać tutaj https://wms.weaversoft.pl/2021/04/przyciski-hosta/

1.Natychmiast – w momencie dodawanie faktury do systemu. Aby to zrobić zaznaczamy odpowiedni przycisk w hoście przy dodawaniu faktury.

2. Z opóźnieniem – dokument zostanie wysłany po upływie określonego przez nas czasu, który definiujemy w ustawieniach numeracji i następnie zaznaczając odpowiadający przycisk w hoście.

3. Na żądanie – zaznaczając ręcznie wybraną fakturę i klikając w guzik „Wyślij załączniki mailem”.

Aby sprawdzić czy faktura się wysłała należy na widoku faktur wyciągnąć kolumnę „Data wysłania ostatniego maila” i sprawdzić czy wszystko się zgadza. Pole uzupełni się w momencie wysłania faktury mailem.

Mapowanie sposobów płatności

Jedną z ostatnio dodanych funkcji w Weaver WMS jest automatyczne mapowanie sposobów płatności przy pobieraniu zamówień z platform E-commerce (oprócz Magento). Aby skonfigurować tę funkcje należy wejść w Ustawienia => Mapowanie sposobów płatności. Klikamy „Dodaj”.

Dodawanie sposobu płatności

Wybieramy źródło, a następnie w „Źródło (szczegóły)” wpisujemy nazwę konfiguracji dla danego systemu e-commerce. Uzupełniamy kolejne pole gdzie wymagana jest nazwa w systemie zewnętrznym, przykładowo dla Allegro jest to P24 lub PAYU i zaznaczamy odpowiednik w WMS-ie (Typ płatności).

Zamówień za pobraniem nie trzeba mapować system automatycznie doda płatność jako „Za pobraniem”. Po zapisie wszystkie ZO z danej konfiguracji będą miały zmapowaną płatność.

Dodawanie własnych atrybutów do widoków.

Atrybuty to nic innego jak własna kolumna na określonym widoku w której możemy umieścić dodatkowe dane przy dodawaniu dokumentu ( na tę chwilę są to faktury i wysyłki kurierskie). Aby je dodać przechodzimy do Ustawienia => Definicje dokumentów.

Opcja atrybutów

Klikamy w „Atrybuty” a następnie dodaj

Dodawanie atrybutu

Mamy do wyboru 6 opcji które informują nas jakiego typu ma być przechowywana wartość. Podajemy nazwę oraz wybieramy czy uzupełnienie tego atrybutu ma być wymagane.

Dodany atrybut

Klikamy zapisz, system będzie musi się zrestartować. Po uruchomieniu przechodzimy na widok faktur i musimy uwidocznić ją klikając F6 lub na pasku z nazwami kolumn klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję wyboru kolumn

Menu wyboru kolumn

Wybieramy dodany przez nas atrybut, wszystkie atrybuty dodane przez nas mają przedrostek [A]. Możemy przejść do dodawania dokumentu. W oknie dodawania przechodzimy do zakładki „Atrybuty” i wpisujemy pożądaną wartość.

Wprowadzanie danych

Uzupełniamy pozostałe dane i zapisujemy dokument

Dodana faktura

Zmiana uprawnień dostępu do pliku

Zdarza się, że czasem przypadkiem uruchomimy program magazynowy jako Administrator. Przy kolejnym uruchomieniu (nie jako administrator) może powodować problemy z działaniem programu. W najnowszej wersji ekran startowy pod czas uruchomiania podpowie nam o jakie konkretnie pliki chodzi.

Pliki które zostały utworzone jako administrator

Przechodzimy zgodnie z podaną ścieżką to folderu i modyfikujemy pliki. Klikamy na wybrany element prawym przyciskiem myszy, przechodzimy do zakładki „Zabezpieczenia”. Klikamy „Edytuj”

Okno właściwości pliku

Może się zdarzyć, że nasze konto nie ma uprawnień do edycji praw do pliku należy się wtedy skontaktować z administratorem systemu/komputera.

Okno edycji uprawnień

Klikamy na grupę „Użytkownicy” i zaznaczamy check box-a „Pełna kontrola”

Okno edycji uprawnień

Klikamy zastosuj. Analogicznie postępujemy z wszystkimi plikami wyświetlonymi na oknie ostrzeżenia.

Automatyczna numeracja dokumentów

Od wersji 2.349.1.0 programu Weaver WMS istnieje możliwość automatycznego nadawania numeru dokumentu przez system. Sposób ten przydatny w kilku scenariuszach. Po usunięciu ostatniego dokumentu przykładowo WZ by zachować kolejność numeracji w ustawieniach definicji należało cofnąć ostatni numer w tym przypadku system zrobi to za nas. Kolejnym udogodnieniem jest dodanie dokumentu z datą z ostatniego miesiąca program znajdzie ostatni zapisany rekord z tego miesiąca i nada odpowiedni numer. Zastosowanie tego rozwiązania w wersji wielostanowiskowej pomaga uniknąć błędów w przypadku zapisu dokumentów w tym samym czasie. Przykładowo dwie osoby w tym samym czasie dodają fakturę VAT. Ostatnią zapisaną fakturą jest FV 2021/02/19/332. Pracownikom podczas dodawania wyświetli się kolejny numer czyli FV 2021/02/19/333 i przy próbie zapisu program pokaże błąd. Aby ustawić automatyczną numerację należy wejść w Ustawienia=> Definicje dokumentów wybieramy rodzaj dokumentu i zmieniamy wzorzec.

Stary wzór
Nowy wzór

Przypisywanie szablonu wydruku do numeracji dokumentu


Do każdej definicji i definicji pochodnej możemy przypisać osoby szablon wydruku, aby to zrobić zakładce ustawienia klikamy w „Definicje dokumentów” przechodzimy do interesującego nas rodzaju dokumentu i wybieramy „Ustawienia”.

Ustawienia numeracji

Z dostępnych szablonów wybieramy jeden z nich

Wybieranie szablonu

I zapisujemy.

Podczas podglądu wydruku, wydruku lub szybkiego wydruku system automatycznie wybierze wybrany wcześniej szablon.

Wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych

Aby wystawić fakturę zaliczkową, a następnie końcową w pierwszej kolejności należy dodać proformę. Można to zrobić ręcznie (Dokumenty sprzedaży => Dodaj dokument, a w opcji rodzaj dokumentu wybieramy „Faktura proforma”) lub na widoku „Wydania zewnętrzne” zaznaczając dokument i górnym menu klikamy na „Wystaw dokument sprzedażowy”.

Gdy mamy już wystawioną proformę można zacząć wystawiać fakturę zaliczkową. Rozwijając przycisk „Dodaj dokument” na widoku „Dokumenty sprzedaży” lub podczas normalnej operacji jak podczas dodawania proformy przy czym typ zmieniamy na „Fakturę zaliczkową”.

Rozwijany przycisk dodawania dokumentu
Okno dodawania faktur

W pierwszym przypadku system poprosi nas o wybranie odbiorcy na którego ma zostać wystawiony dokument. Odbiorca musi być taki sam jak wystawiona wcześniej proforma, następnie po numerze faktury należy wybrać właściwy rekord.

Okno wyboru faktury proforma

W drugim przypadku po wybraniu odbiorcy należy wybrać tak jak poprzednio interesującą nas proformę.

Wybór proformy bezpośrednio na widoku edycji dokumentów

System pobierze pozycje faktury na podstawie proformy.

W kwocie zaliczki wypisujemy wartość zaliczki. Po prawej znajduję się okienko z pozostałą w kwotą do zapłaty oraz opcja po zaznaczeniu której całość zostanie przypisana do pola „Kwota zaliczki”.

Analogicznie postępujemy w przypadku faktury końcowej.

Jak liczone są wartości VAT dla różnych stawek w fakturze zaliczkowej?

Na fakturze mamy towary opodatkowane trzema stawkami VAT 23%,8%,5%

System ustala procentowy udział w zamówieniu towarów opodatkowanych według stawki: 23% – 15 979,91/24 300,41 =~ 65,7598% , 8% – 2 808/24 300,41 =~ 11,5554%, 5% – 5 512,50/24 300,41 =~ 22,6848%

Kolejnym krokiem jest ustalenie kwoty zaliczki (10 000 PLN) przypadającej proporcjonalnie na dostawę towarów opodatkowaną według stawki: 23% – 10 000 * 65,7598 % = 6 575,98 PLN, 8% – 10 000 * 1 1,5554% = 1 155,54 PLN, 5% – 10 000 * 22,6848% = 2 268,48 PLN. Co razem daje nam 10 000.

Teraz należy obliczyć kwoty VAT od otrzymanych zaliczek. 23% – kwota VAT = 6 575,98 * 23 / (100 + 23) =~ 1 229,65 PLN, 8% – kwota VAT= 1 155,54 * 8 / (100 + 8) =~ 85,60 PLN, 5% – kwota VAT = 2 268,48 * 5 / (100 + 5) = 108,02 PLN

Faktura zaliczkowa z tabelą VAT

Dostosowywanie szablonu wydruku do własnych potrzeb

Często zachodzi potrzeba aby na wydruku czy to faktury czy dokumentu wydania pojawiły się lub zostały ukryte niektóre informacje. Szablony w programie Weaver WMS są bardzo elastyczne pod tym względem. W sekcji Ustawienia=>Szablony wydruku można dowolnie go modyfikować. Wybieramy interesujący nas szablon i klikamy edytuj.

Okno edycji szablonu

W tym przypadku jest to faktura VAT, aby zobaczyć jakie dane można umieścić na wydruku klikamy w opcję „Lista dostępnych pól”

Dostępne pola dla faktury

Klikając dalej można uzyskać informacje które pola są dostępne np. w pozycjach faktury

Dostępne pola dla pozycji w fakturze

Pierwsza kolumna to nazwa zmiennej, druga to typ, trzecia oznacza czy zmienna może być Nullem (może być bez żadnej wartości np. przy typie Decimal brak znacznika null oznacza, że musi mieć wartość, nawet jeśli teoretycznie jej nie ma w tym przypadku jest to 0, w przypadku gdy znacznik jest i chcemy wywołać na zmiennej metodę .ToString nalezy dodać na końcu nazwy „.Value” lub .GetValueOrDefault() jeśli pole nie ma żadnej wartości w pierwszym przypadku program zgłosi błąd). Czwarta kolumna oznacza czy własność jest listą aby wydobyć z niej informacje konieczne jest użycie pętli która odczyta wszystkie wartości

By wyświetlić dodatkową informację z tabeli produktów/usług przechodzimy do sekcji gdzie są one generowane

Sekcja z pozycjami faktury

Jeżeli chcemy dodać np. cenę brutto pozycji dodajemy odpowiednio dwie linijki kodu

Edycja szablonu

Ważną sprawą jest kolejność wstawianych linijek by w tabelka wyświetlała się poprawnie. Metoda. ToString(„N2”) oznacza, że chcemy by wartość pokazywana była z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Przed zmianami
Po zmianach

Integracja drukarki fiskalnej z programem Weaver WMS

Aby drukarka fiskalna współpracowała z programem należy w pierwszej kolejności przeprowadzić konfigurację. Drukarki mogą komunikować się WMS-em przy pomocy protokołu Posnet lub XML.

Protokół Posnet

Drukarkę do komputera można podłączyć na dwa sposoby przy pomocy kabla USB lub bezpośrednia do gniazda szeregowego RS232. W przypadku wybrania opcji z użyciem przewodu USB należy pobrać sterowniki dla drukarki ze strony producenta po instalacji w systemie widziany jest wówczas „wirtualny” port RS232. Po instalacji sterowników w menadżerze urządzeń systemu Windows powinien pojawić się port.

Następnie w programie Weaver WMS należy przejść do Ustawień aplikacji i wybrać z zakładek „Drukarka fiskalna”

W sekcji protokół komunikacyjny należy upewnić się że wybrana opcja to „Posnet”, a numer portu COM jest taki sam jak w Menedżerze urządzeń systemu Windows

Protokół XML

Protokół XML (Novitus) stanowi alternatywę dla Posnetu, dzięki niemu druk paragonu trwa o wiele szybciej. Drukarkę podłączamy do naszego komputera lub naszej sieci domowej przy pomocy kabla Etherent/USB bądź poprzez sieć bezprzewodową. Jeśli komputer/sieć domowa ma ustawione automatyczne przydzielanie adresu IP to drukarka sama pobierze potrzebne jej ustawienia w innym przypadku należy je ręcznie wprowadzić. W menu urządzenia należy wydrukować ustawienia sieci i wprowadzić odpowiednie wartości do ustawień Weaver WMS (adres IP oraz port na jakim pracuje).

Wpisujemy adres IP z wydruku oraz port, a w protokole komunikacji wybieramy XML. Podobnie sprawa ma się w przypadku urządzenia tu zmieniamy protokół komunikacji istotną zmianą jest
konfiguracja połączeń poszczególnych urządzeń zewnętrznych na odpowiednim porcie fizycznym drukarki w zależności od podłączenia.
Aby przetestować czy wszystko działa można wydrukować testowy paragon.

Integracja z sklepem Shoper

Integracja systemu Shoper pozwala na pobieranie materiałów i zamówień oraz na wysłanie stanów magazynowych, oraz statusów zamówień.

Konfiguracja w Sklepie

Żeby WMS miał dostęp, trzeba dodać użytkownika do grupy, w której jest przypisany typ dostępu webapi.

Edycja grypy administratorów

Konfiguracja w Weaver WMS

W systemie Weaver WMS należy przejść do zakładki Ustawienia oraz z listy ustawień E-commerce wybrać pozycję Shoper.

W pierwszej zakładce ustawień należy wpisać nazwę użytkownika i hasło, który jest przypisany do grupy z trybem dostępu webapi. Oraz poprawić adresy URL, aby były zgodne z adresem sklepu.

Uruchomienie integracji

W celu uruchomienia poszczególnych funkcji należy otworzyć zakładkę
„Shoper” w „Zadania cykliczne” i dodać stworzoną konfigurację.

Ustawienia zadań cyklicznych

Pobrane zamówienia trafiają do zakładki „Zamówienia od odbiorców” [ZO].

Z dokumentu ZO wystawiamy dokument wydania zewnętrznego [WZ]. Po jego realizacji do Shoper wysyłany jest status zamówienia oraz zmiana stanów magazynowych.

Z dokumentu WZ możemy bardzo szybko wystawić fakturę oraz wysyłkę kurierską.