Wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych

Aby wystawić fakturę zaliczkową, a następnie końcową w pierwszej kolejności należy dodać proformę. Można to zrobić ręcznie (Dokumenty sprzedaży => Dodaj dokument, a w opcji rodzaj dokumentu wybieramy „Faktura proforma”) lub na widoku „Wydania zewnętrzne” zaznaczając dokument i górnym menu klikamy na „Wystaw dokument sprzedażowy”.

Gdy mamy już wystawioną proformę można zacząć wystawiać fakturę zaliczkową. Rozwijając przycisk „Dodaj dokument” na widoku „Dokumenty sprzedaży” lub podczas normalnej operacji jak podczas dodawania proformy przy czym typ zmieniamy na „Fakturę zaliczkową”.

Rozwijany przycisk dodawania dokumentu
Okno dodawania faktur

W pierwszym przypadku system poprosi nas o wybranie odbiorcy na którego ma zostać wystawiony dokument. Odbiorca musi być taki sam jak wystawiona wcześniej proforma, następnie po numerze faktury należy wybrać właściwy rekord.

Okno wyboru faktury proforma

W drugim przypadku po wybraniu odbiorcy należy wybrać tak jak poprzednio interesującą nas proformę.

Wybór proformy bezpośrednio na widoku edycji dokumentów

System pobierze pozycje faktury na podstawie proformy.

W kwocie zaliczki wypisujemy wartość zaliczki. Po prawej znajduję się okienko z pozostałą w kwotą do zapłaty oraz opcja po zaznaczeniu której całość zostanie przypisana do pola „Kwota zaliczki”.

Analogicznie postępujemy w przypadku faktury końcowej.

Jak liczone są wartości VAT dla różnych stawek w fakturze zaliczkowej?

Na fakturze mamy towary opodatkowane trzema stawkami VAT 23%,8%,5%

System ustala procentowy udział w zamówieniu towarów opodatkowanych według stawki: 23% – 15 979,91/24 300,41 =~ 65,7598% , 8% – 2 808/24 300,41 =~ 11,5554%, 5% – 5 512,50/24 300,41 =~ 22,6848%

Kolejnym krokiem jest ustalenie kwoty zaliczki (10 000 PLN) przypadającej proporcjonalnie na dostawę towarów opodatkowaną według stawki: 23% – 10 000 * 65,7598 % = 6 575,98 PLN, 8% – 10 000 * 1 1,5554% = 1 155,54 PLN, 5% – 10 000 * 22,6848% = 2 268,48 PLN. Co razem daje nam 10 000.

Teraz należy obliczyć kwoty VAT od otrzymanych zaliczek. 23% – kwota VAT = 6 575,98 * 23 / (100 + 23) =~ 1 229,65 PLN, 8% – kwota VAT= 1 155,54 * 8 / (100 + 8) =~ 85,60 PLN, 5% – kwota VAT = 2 268,48 * 5 / (100 + 5) = 108,02 PLN

Faktura zaliczkowa z tabelą VAT

Analiza „Ruchy magazynowe”

Analiza pozwala na kontrolę zmian stanów materiałów w wybranym przez siebie okresie czasu.

Tworzenie analizy

W kreatorze analizy należy ustawić zakres czasowy do jakiego ma zostać zrobiona analiza i wybrać z jakich grup materiałowych mają być dodane materiały.

Strona z kreatora analizy

Widok analizy

Na widoku analizy każdy wiersz odpowiada jednemu materiałowi.

Dane w analizie przestawiają:

  • stan oraz wartość przed okresem sprawdzanym
  • ilość przyjęta przez dokumenty PZ oraz korekty
  • ilość wydana przez dokumenty WZ oraz korekty
  • stan oraz wartość końcowa na koniec okresu sprawdzanego
Widok wygenerowanej analizy (pola można wybierać które mają być wyświetlane dla lepszej czytelności)

Analiza „Obłożenia stanowisk produkcyjnych”

Analiza pozwala na kontrolę ilości zleceń produkcyjnych na poszczególnych stanowiskach. Dzięki niej jesteśmy w stanie sprawdzić ich efektywność oraz nakład pracy.

Tworzenie analizy

W pierwszym oknie kreatora definiujemy ogólne ustawienia pobieranych dokumentów.
W pierwszej części definiujemy daty, z których system ma pobierać dokumenty Zleceń Produkcyjnych.
W drugiej części ustawiamy statusy dla pozycji, które mają być wyświetlane po stworzeniu analizy.
W trzeciej części możemy doprecyzować daty dla poszczególnych statusów.

W kolejnym oknie wybieramy stanowiska, dla których chcemy przeprowadzić analizę.

Na ostatnim etapie kreatora wybieramy dokumenty, które system ma wziąć pod uwagę, tworząc analizę. Na tym widoku pokazywane są dokumenty spełniające warunek czasowy określany w pierwszej sekcji pierwszego okna.

Opis analizy

W głównym wierszu analizy widzimy wybrane w kreatorze stanowiska oraz podsumowanie wartości pozycji przypisanych do danego stanowiska.

Po rozwinięciu stanowiska pokazuje się lista pozycji zleceń produkcyjnych przypisanych do danego stanowiska oraz informacji o nich.

Przykładowa konfiguracja

W wyniku stworzenia analizy z powyższą konfiguracją otrzymamy pozycje z dokumentów utworzonych między 16.09.2020, a 16.10.2020 o statusach „Oczekujące na realizację” oraz „W trakcie realizacji”. Dodatkowo zawęzimy pozycje o statusie „Oczekujące na realizację” po planowanej dacie od 01.10.2020 do 16.10.2020.

Eksportowanie ewidencji sprzedaży do pliku JPK_V7

Plik JPK_V7 jest ujednoliconą strukturą składająca się z części ewidencyjnej i deklaracyjnej zastępując dotychczasowe pliki wysłane przez każdego przedsiębiorcę. W programie Weaver WMS jest możliwość wygenerowania części ewidencyjnej i późniejsze zaimportowanie go w programach księgowych (np. Optima ERP oraz inne wspierających importowanie plików JPK). Zgodnie z nowymi zasadami należy odpowiednio oznaczyć materiały oraz usługi kodami GTU w przypadku materiału należy wejść Katalogi => materiały lub usługi i edytować wybrany element na materiałach opcja wyboru znajduję się w zakładce „Informacje dodatkowe”

GTU w materiałach
GTU w usługach

Taka zmiana wystarczy by ponowne generowany plik zawierał kody GTU. Inaczej sprawa wygląda z procedurami podatkowymi dotychczasowe faktury należy uzupełnić ręcznie. Aby to zrobić należy edytować fakturę

Uzupełnianie faktury informacjami o procedurach

Aby uniknąć ciągłego uzupełniania można przypisać wybrane procedury do każdego odbiorcy wtedy zostaną one automatycznie zaznaczone w fakturze, a w przypadku mechanizmu podzielonej płatności przypisanej do materiału system sam oznaczy fakturę, taki sam mechanizm oznaczania wystąpi gdy faktura przekroczy kwotę 15 000 brutto.

Edycja procedur dla odbiorcy

Generowanie pliku należy rozpocząć od sprawdzenia poprawności danych, jeżeli z sytemu drukowane są paragony potrzebny będzie raport okresowy z drukarki fiskalnej wszystkie paragony jak i faktury do paragonów muszą być uwzględnione w systemie jeżeli na drukarce ten sam paragon został wydrukowany drugi raz z systemu należy nanieść korektę na raport usuwając ponownie wydrukowany paragon. Wchodzimy w dokumenty sprzedaży u góry wybieramy zakładkę „Eksport danych” i klikamy w „Eksport do pliku JPK_V7”. Zostanie uruchomiony kreator, który przeprowadzi nas przez proces tworzenia pliku. Na drugiej stronie należy uzupełnić wymagane dane.

Kreator pliku JPK

Wybieramy pożądane parametry pliku, jeżeli deklarujemy się jako osoba nie fizyczna nasze dane zostaną zaimportowane z „Danych firmy”. Wybieramy rodzaj rozliczenia, okres za jaki składamy rozliczenie, urząd skarbowy oraz ścieżkę eksportu naszego pliku. w kolejnym kroku wprowadzamy dane z raportu fiskalnego.Należy pominąć jeżeli nie wystawiamy paragonów.

Wprowadzanie danych z raportu fiskalnego

W kolejnym kroku zaznaczamy konkretne faktury z których generujemy plik.

Zaznaczanie faktur

Na następnej stronie zostanie wygenerowany właściwy plik. klikamy następny o plik powinien znaleźć się folderze który wcześniej wybraliśmy.

Tak przygotowany plik możemy zaimportować w programie księgowym. W programie Mała księgowość przechodzimy do menu „Operacje” i importowanie dokumentów

Okno importowania programu Mała księgowość

Klikamy „Z pliku” i zmieniamy rodzaj pliku na „Plik importu danych formatu JPK XML”

Okno wyboru pliku

Wybieramy nasz plik. Powinna wyskoczyć informacja o ilości zaimportowanych dokumentów.

Potwierdzenie import
Zaimportowane faktury

Nasze faktury zostały zaimportowane i są gotowe do dalszej obróbki. W programie Optima ERP wchodzimy w zakładkę „JPK”, klikamy „Import do rej. Vat”

Import w programie Optima ERP

„Błyskawica” uruchamia nasz import.

Automatyczne przypisywanie cech jednostkom logistycznym

Możliwe jest automatyczne przypisywanie cech jednostkom logistycznym spełniającym określone kryteria. Kryteria cech można ustawić w Menu główne -> Ustawienia -> Cechy jednostek.

Edycja cechy jednostki
Edycja cechy jednostki

Przykładowo mając w systemie zdefiniowane 3 cechy:

  • 70OK dla towarów, których termin przydatności jest dłuższy niż 3 miesiące,
  • 70SH dla towarów, których termin przydatności jest krótszy niż 3 miesiące, ale nie są przeterminowane,
  • 70EX dla towarów przeterminowanych,

z poziomu edycji stanów magazynowych możliwe jest automatyczne przypisanie cech jednostkom. W tym celu należy zaznaczyć na liście jednostki, dla których chcemy aktualizować cechę i wybrać z górnego menu Automatycznie przypisz cechę.

Sugestia modyfikacji cechy jednostki
Sugestia modyfikacji cechy jednostki

System zasugeruje zmianę cechy, jeśli spełniony jest któryś z warunków (w przypadku spełnienia kilku, wygrywa te z wyższym priorytetem). Zmianę można potwierdzić lub odrzucić.

Raport 'Modyfikacje jednostek logistycznych'

Raport Modyfikacje jednostek logistycznych pozwala na podgląd wybranych modyfikacji przeprowadzonych na jednostkach logistycznych w wybranym czasookresie. Śledzone zmiany to:

  • Zmiana materiału w jednostce
  • Zmiana lokalizacji jednostki
  • Zmiana ilości w jednostce
  • Zmiana cechy jednostki

Raport dostępny jest z poziomu Menu głównego >>> Raporty >>> Modyfikacja jednostek logistycznych.

Przed wyświetleniem raportu, system poprosi o wskazanie zakresu analizowanych dat. Po ich uzupełnieniu system wyświetli raport.

Modyfikacje jednostek logistycznych
Modyfikacje jednostek logistycznych

Możliwe jest filtrowanie raportu w dowolny sposób. Przykładowy filtr, pokazuje jak wyświetlić tylko modyfikacje cech jednostek oraz pominąć cechy puste.

Filtr - niepuste cechy
Filtr – niepuste cechy

Przefiltrowany (lub nie) raport można wyeksportować do dowolnego formatu (zakładka Eksport danych).

Analiza struktury wydań materiału

Program magazynowy Weaver WMS umożliwia wykonanie analizy struktury wydań towaru.

Aby wykonań analizę należy zaznaczyć wybrany materiał na liście i wybrać opcję „Analiza struktury wydań”.

Analiza struktury wydań

Parametrami analizy są:

  • Jednostka czasu (dzień roboczy, tydzień, miesiąc)
  • Zakres analizowanych dat
  • Informacja o tym, czy analizujemy dokumenty wewnętrzne (RW), czy zewnętrzne (WZ)

Przygotowana analiza zawiera średnią liczbę wydań w wybranej jednostce czasu, odchylenie standardowe, wykres wydań, dane tworzące wykres oraz rozkład liczności wydań.

Wykres wydań

Kiedy rozkład liczności wydań jest zbliżony do rozkładu normalnego, prognozowanie będzie dokładniejsze niż w przypadku rozkładu dalekiego od normalnego.

Aktualizacja ilości pozycji dokumentu PZ po zatwierdzeniu

Istnieją okoliczności w których może być konieczna aktualizacja pozycji dokumentu o statusie ’Zatwierdzony'. Jest to czynność administracyjna, którą można wykonać np. po błędnym zatwierdzeniu dokumenty, gdy nie ma możliwości jego korekty.

Należy wejść w Raporty >>> Zapytanie SQL a następnie wykonać następujące czynności:

1. Pobieramy dokumenty PZ
SELECT * FROM [DeliveryDocuments]

2. Dla zadanego [ID-DOKUMENTU-Z-PUNKTU-1] wyszukujemy pozycji dokumentu
SELECT * FROM [DeliveryDocumentPositions] where DeliveryDocument = [ID-DOKUMENTU-Z-PUNKTU-1]

3. Aktualizujemy [ŻĄDANA-ILOŚĆ] dla [ID-POZYCJI-DOKUMENTU-Z-PUNKTU-2] pozycji dokumentu
UPDATE [DeliveryDocumentPositions] SET Quantity = [ŻĄDANA-ILOŚĆ] where Id = [ID-POZYCJI-DOKUMENTU-Z-PUNKTU-2]

Tworzenie zadanie przesunięcia jednostki z poziomu raportu

System Weaver WMS umożliwia utworzenie zadania przesunięcia jednostki z poziomu raportu Stany magazynowe + partie.

Aby tego dokonać należy wybrać odpowiedni wiersz na raporcie i wybrać opcję Przesuń jednostkę.

Tworzenie zadania przesunięcia jednostki
Tworzenie zadania przesunięcia jednostki

Na otwartym oknie zadania należy przypisać pracownika oraz wybrać miejsce docelowe.

Po utworzeniu zadania, należy je uruchomić przyciskiem Uruchom wybrane zadania.

Uruchamianie zadań
Uruchamianie zadań

Zadanie pojawi się na urządzeniu mobilnym w Menu -> Zadania.

Zadanie na urządzeniu mobilnym
Zadanie na urządzeniu mobilnym

Realizacja audytu w Weaver WMS PRO

Możliwa realizacja audytu w programie magazynowym Weaver WMS PRO z wykorzystaniem urządzeń wyposażonych w system Android. Proces audytu jest procesem sprawdzająco-produkcyjnym umożliwiającym utworzenie z danej jednostki logistycznej, innej jednostki (jednostek) z innym materiałem.

Proces audytu należy rozpocząć od utworzenia dokumentu Audytu z menu Produkcja -> [ADT] Dokumentu audytu. Po otworzeniu dokumentu będzie on widoczny na urządzeniu mobilnym w Rozchodach oraz Przychodach wewnętrznych. Jeśli przypiszemy RW lub PW na urządzeniu mobilnym do danego dokumentu audytu, to każda jednostka (przyjęta lub wydana) podpięta pod taki dokument będzie widoczna z poziomu audytu.

Tworzenie PW Audyt
Tworzenie PW Audyt

Po rozwinięciu dokumentu audytu na wersji desktop widać dokładnie źródłowe i docelowe jednostki logistyczne podpięte do danego audytu.

Lista dokumentów audytu
Lista dokumentów audytu

Dodatkowo dla każdego dokumentu audytu w zakładce „Wydruki” wygenerować można zaawansowany raport z audytu.

Raport z audytu
Raport z audytu

Po zakończeniu realizacji audytu, należy dla danego dokumentu wybrać opcję „Oznacz jako 'Zrealizowany'”, wówczas dokument przestanie być widoczny na urządzeniach mobilnych.