Zmiana uprawnień dostępu do pliku

Zdarza się, że czasem przypadkiem uruchomimy program magazynowy jako Administrator. Przy kolejnym uruchomieniu (nie jako administrator) może powodować problemy z działaniem programu. W najnowszej wersji ekran startowy pod czas uruchomiania podpowie nam o jakie konkretnie pliki chodzi.

Pliki które zostały utworzone jako administrator

Przechodzimy zgodnie z podaną ścieżką to folderu i modyfikujemy pliki. Klikamy na wybrany element prawym przyciskiem myszy, przechodzimy do zakładki „Zabezpieczenia”. Klikamy „Edytuj”

Okno właściwości pliku

Może się zdarzyć, że nasze konto nie ma uprawnień do edycji praw do pliku należy się wtedy skontaktować z administratorem systemu/komputera.

Okno edycji uprawnień

Klikamy na grupę „Użytkownicy” i zaznaczamy check box-a „Pełna kontrola”

Okno edycji uprawnień

Klikamy zastosuj. Analogicznie postępujemy z wszystkimi plikami wyświetlonymi na oknie ostrzeżenia.




Automatyczna numeracja dokumentów

Od wersji 2.349.1.0 programu Weaver WMS istnieje możliwość automatycznego nadawania numeru dokumentu przez system. Sposób ten przydatny w kilku scenariuszach. Po usunięciu ostatniego dokumentu przykładowo WZ by zachować kolejność numeracji w ustawieniach definicji należało cofnąć ostatni numer w tym przypadku system zrobi to za nas. Kolejnym udogodnieniem jest dodanie dokumentu z datą z ostatniego miesiąca program znajdzie ostatni zapisany rekord z tego miesiąca i nada odpowiedni numer. Zastosowanie tego rozwiązania w wersji wielostanowiskowej pomaga uniknąć błędów w przypadku zapisu dokumentów w tym samym czasie. Przykładowo dwie osoby w tym samym czasie dodają fakturę VAT. Ostatnią zapisaną fakturą jest FV 2021/02/19/332. Pracownikom podczas dodawania wyświetli się kolejny numer czyli FV 2021/02/19/333 i przy próbie zapisu program pokaże błąd. Aby ustawić automatyczną numerację należy wejść w Ustawienia=> Definicje dokumentów wybieramy rodzaj dokumentu i zmieniamy wzorzec.

Stary wzór

Nowy wzór




Przypisywanie szablonu wydruku do numeracji dokumentu

Do każdej definicji i definicji pochodnej możemy przypisać osoby szablon wydruku, aby to zrobić zakładce ustawienia klikamy w „Definicje dokumentów” przechodzimy do interesującego nas rodzaju dokumentu i wybieramy „Ustawienia”.

Ustawienia numeracji

Z dostępnych szablonów wybieramy jeden z nich

Wybieranie szablonu

I zapisujemy.

Podczas podglądu wydruku, wydruku lub szybkiego wydruku system automatycznie wybierze wybrany wcześniej szablon.




Wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych

Aby wystawić fakturę zaliczkową, a następnie końcową w pierwszej kolejności należy dodać proformę. Można to zrobić ręcznie (Dokumenty sprzedaży => Dodaj dokument, a w opcji rodzaj dokumentu wybieramy „Faktura proforma”) lub na widoku „Wydania zewnętrzne” zaznaczając dokument i górnym menu klikamy na „Wystaw dokument sprzedażowy”.

Gdy mamy już wystawioną proformę można zacząć wystawiać fakturę zaliczkową. Rozwijając przycisk „Dodaj dokument” na widoku „Dokumenty sprzedaży” lub podczas normalnej operacji jak podczas dodawania proformy przy czym typ zmieniamy na „Fakturę zaliczkową”.

Rozwijany przycisk dodawania dokumentu

Okno dodawania faktur

W pierwszym przypadku system poprosi nas o wybranie odbiorcy na którego ma zostać wystawiony dokument. Odbiorca musi być taki sam jak wystawiona wcześniej proforma, następnie po numerze faktury należy wybrać właściwy rekord.

Okno wyboru faktury proforma

W drugim przypadku po wybraniu odbiorcy należy wybrać tak jak poprzednio interesującą nas proformę.

Wybór proformy bezpośrednio na widoku edycji dokumentów

System pobierze pozycje faktury na podstawie proformy.

W kwocie zaliczki wypisujemy wartość zaliczki. Po prawej znajduję się okienko z pozostałą w kwotą do zapłaty oraz opcja po zaznaczeniu której całość zostanie przypisana do pola „Kwota zaliczki”.

Analogicznie postępujemy w przypadku faktury końcowej.

Jak liczone są wartości VAT dla różnych stawek w fakturze zaliczkowej?

Na fakturze mamy towary opodatkowane trzema stawkami VAT 23%,8%,5%

System ustala procentowy udział w zamówieniu towarów opodatkowanych według stawki: 23% – 15 979,91/24 300,41 =~ 65,7598% , 8% – 2 808/24 300,41 =~ 11,5554%, 5% – 5 512,50/24 300,41 =~ 22,6848%

Kolejnym krokiem jest ustalenie kwoty zaliczki (10 000 PLN) przypadającej proporcjonalnie na dostawę towarów opodatkowaną według stawki: 23% – 10 000 * 65,7598 % = 6 575,98 PLN, 8% – 10 000 * 1 1,5554% = 1 155,54 PLN, 5% – 10 000 * 22,6848% = 2 268,48 PLN. Co razem daje nam 10 000.

Teraz należy obliczyć kwoty VAT od otrzymanych zaliczek. 23% – kwota VAT = 6 575,98 * 23 / (100 + 23) =~ 1 229,65 PLN, 8% – kwota VAT= 1 155,54 * 8 / (100 + 8) =~ 85,60 PLN, 5% – kwota VAT = 2 268,48 * 5 / (100 + 5) = 108,02 PLN

Faktura zaliczkowa z tabelą VAT




Dostosowywanie szablonu wydruku do własnych potrzeb

Często zachodzi potrzeba aby na wydruku czy to faktury czy dokumentu wydania pojawiły się lub zostały ukryte niektóre informacje. Szablony w programie Weaver WMS są bardzo elastyczne pod tym względem. W sekcji Ustawienia=>Szablony wydruku można dowolnie go modyfikować. Wybieramy interesujący nas szablon i klikamy edytuj.

Okno edycji szablonu

W tym przypadku jest to faktura VAT, aby zobaczyć jakie dane można umieścić na wydruku klikamy w opcję „Lista dostępnych pól”

Dostępne pola dla faktury

Klikając dalej można uzyskać informacje które pola są dostępne np. w pozycjach faktury

Dostępne pola dla pozycji w fakturze

Pierwsza kolumna to nazwa zmiennej, druga to typ, trzecia oznacza czy zmienna może być Nullem (może być bez żadnej wartości np. przy typie Decimal brak znacznika null oznacza, że musi mieć wartość, nawet jeśli teoretycznie jej nie ma w tym przypadku jest to 0, w przypadku gdy znacznik jest i chcemy wywołać na zmiennej metodę .ToString nalezy dodać na końcu nazwy „.Value” lub .GetValueOrDefault() jeśli pole nie ma żadnej wartości w pierwszym przypadku program zgłosi błąd). Czwarta kolumna oznacza czy własność jest listą aby wydobyć z niej informacje konieczne jest użycie pętli która odczyta wszystkie wartości

By wyświetlić dodatkową informację z tabeli produktów/usług przechodzimy do sekcji gdzie są one generowane

Sekcja z pozycjami faktury

Jeżeli chcemy dodać np. cenę brutto pozycji dodajemy odpowiednio dwie linijki kodu

Edycja szablonu

Ważną sprawą jest kolejność wstawianych linijek by w tabelka wyświetlała się poprawnie. Metoda. ToString(„N2”) oznacza, że chcemy by wartość pokazywana była z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Przed zmianami

Po zmianach




Integracja drukarki fiskalnej z programem Weaver WMS

Aby drukarka fiskalna współpracowała z programem należy w pierwszej kolejności przeprowadzić konfigurację. Drukarki mogą komunikować się WMS-em przy pomocy protokołu Posnet lub XML.

Protokół Posnet

Drukarkę do komputera można podłączyć na dwa sposoby przy pomocy kabla USB lub bezpośrednia do gniazda szeregowego RS232. W przypadku wybrania opcji z użyciem przewodu USB należy pobrać sterowniki dla drukarki ze strony producenta po instalacji w systemie widziany jest wówczas „wirtualny” port RS232. Po instalacji sterowników w menadżerze urządzeń systemu Windows powinien pojawić się port.

Następnie w programie Weaver WMS należy przejść do Ustawień aplikacji i wybrać z zakładek „Drukarka fiskalna”

W sekcji protokół komunikacyjny należy upewnić się że wybrana opcja to „Posnet”, a numer portu COM jest taki sam jak w Menedżerze urządzeń systemu Windows

Protokół XML

Protokół XML (Novitus) stanowi alternatywę dla Posnetu, dzięki niemu druk paragonu trwa o wiele szybciej. Drukarkę podłączamy do naszego komputera lub naszej sieci domowej przy pomocy kabla Etherent/USB bądź poprzez sieć bezprzewodową. Jeśli komputer/sieć domowa ma ustawione automatyczne przydzielanie adresu IP to drukarka sama pobierze potrzebne jej ustawienia w innym przypadku należy je ręcznie wprowadzić. W menu urządzenia należy wydrukować ustawienia sieci i wprowadzić odpowiednie wartości do ustawień Weaver WMS (adres IP oraz port na jakim pracuje).

Wpisujemy adres IP z wydruku oraz port, a w protokole komunikacji wybieramy XML. Podobnie sprawa ma się w przypadku urządzenia tu zmieniamy protokół komunikacji istotną zmianą jest
konfiguracja połączeń poszczególnych urządzeń zewnętrznych na odpowiednim porcie fizycznym drukarki w zależności od podłączenia.
Aby przetestować czy wszystko działa można wydrukować testowy paragon.




Integracja z sklepem Shoper

Integracja systemu Shoper pozwala na pobieranie materiałów i zamówień oraz na wysłanie stanów magazynowych, oraz statusów zamówień.

Konfiguracja w Sklepie

Żeby WMS miał dostęp, trzeba dodać użytkownika do grupy, w której jest przypisany typ dostępu webapi.

Edycja grypy administratorów

Konfiguracja w Weaver WMS

W systemie Weaver WMS należy przejść do zakładki Ustawienia oraz z listy ustawień E-commerce wybrać pozycję Shoper.

W pierwszej zakładce ustawień należy wpisać nazwę użytkownika i hasło, który jest przypisany do grupy z trybem dostępu webapi. Oraz poprawić adresy URL, aby były zgodne z adresem sklepu.

Uruchomienie integracji

W celu uruchomienia poszczególnych funkcji należy otworzyć zakładkę
„Shoper” w „Zadania cykliczne” i dodać stworzoną konfigurację.

Ustawienia zadań cyklicznych

Pobrane zamówienia trafiają do zakładki „Zamówienia od odbiorców” [ZO].

Z dokumentu ZO wystawiamy dokument wydania zewnętrznego [WZ]. Po jego realizacji do Shoper wysyłany jest status zamówienia oraz zmiana stanów magazynowych.

Z dokumentu WZ możemy bardzo szybko wystawić fakturę oraz wysyłkę kurierską.




Eksportowanie ewidencji sprzedaży do pliku JPK_V7

Plik JPK_V7 jest ujednoliconą strukturą składająca się z części ewidencyjnej i deklaracyjnej zastępując dotychczasowe pliki wysłane przez każdego przedsiębiorcę. W programie Weaver WMS jest możliwość wygenerowania części ewidencyjnej i późniejsze zaimportowanie go w programach księgowych (np. Optima ERP oraz inne wspierających importowanie plików JPK). Zgodnie z nowymi zasadami należy odpowiednio oznaczyć materiały oraz usługi kodami GTU w przypadku materiału należy wejść Katalogi => materiały lub usługi i edytować wybrany element na materiałach opcja wyboru znajduję się w zakładce „Informacje dodatkowe”

GTU w materiałach

GTU w usługach

Taka zmiana wystarczy by ponowne generowany plik zawierał kody GTU. Inaczej sprawa wygląda z procedurami podatkowymi dotychczasowe faktury należy uzupełnić ręcznie. Aby to zrobić należy edytować fakturę

Uzupełnianie faktury informacjami o procedurach

Aby uniknąć ciągłego uzupełniania można przypisać wybrane procedury do każdego odbiorcy wtedy zostaną one automatycznie zaznaczone w fakturze, a w przypadku mechanizmu podzielonej płatności przypisanej do materiału system sam oznaczy fakturę, taki sam mechanizm oznaczania wystąpi gdy faktura przekroczy kwotę 15 000 brutto.

Edycja procedur dla odbiorcy

Generowanie pliku należy rozpocząć od sprawdzenia poprawności danych, jeżeli z sytemu drukowane są paragony potrzebny będzie raport okresowy z drukarki fiskalnej wszystkie paragony jak i faktury do paragonów muszą być uwzględnione w systemie jeżeli na drukarce ten sam paragon został wydrukowany drugi raz z systemu należy nanieść korektę na raport usuwając ponownie wydrukowany paragon. Wchodzimy w dokumenty sprzedaży u góry wybieramy zakładkę „Eksport danych” i klikamy w „Eksport do pliku JPK_V7”. Zostanie uruchomiony kreator, który przeprowadzi nas przez proces tworzenia pliku. Na drugiej stronie należy uzupełnić wymagane dane.

Kreator pliku JPK

Wybieramy pożądane parametry pliku, jeżeli deklarujemy się jako osoba nie fizyczna nasze dane zostaną zaimportowane z „Danych firmy”. Wybieramy rodzaj rozliczenia, okres za jaki składamy rozliczenie, urząd skarbowy oraz ścieżkę eksportu naszego pliku. w kolejnym kroku wprowadzamy dane z raportu fiskalnego.Należy pominąć jeżeli nie wystawiamy paragonów.

Wprowadzanie danych z raportu fiskalnego

W kolejnym kroku zaznaczamy konkretne faktury z których generujemy plik.

Zaznaczanie faktur

Na następnej stronie zostanie wygenerowany właściwy plik. klikamy następny o plik powinien znaleźć się folderze który wcześniej wybraliśmy.

Tak przygotowany plik możemy zaimportować w programie księgowym. W programie Mała księgowość przechodzimy do menu „Operacje” i importowanie dokumentów

Okno importowania programu Mała księgowość

Klikamy „Z pliku” i zmieniamy rodzaj pliku na „Plik importu danych formatu JPK XML”

Okno wyboru pliku

Wybieramy nasz plik. Powinna wyskoczyć informacja o ilości zaimportowanych dokumentów.

Potwierdzenie import

Zaimportowane faktury

Nasze faktury zostały zaimportowane i są gotowe do dalszej obróbki. W programie Optima ERP wchodzimy w zakładkę „JPK”, klikamy „Import do rej. Vat”

Import w programie Optima ERP

„Błyskawica” uruchamia nasz import.




Zmiana sposobu wyliczania wartości faktur i paragonów

Istnieją dwa sposoby wyliczania wartości faktury lub paragonu oraz pozycji w nich zawartych. Każda z nich w świetle prawa jest poprawna jednak w niektórych w przypadkach zmiana na konkretny typ jest wskazana, a niekiedy obowiązkowa (np. w przypadku wydruku paragonu fiskalnego)

1.Faktura liczona od kwoty netto

Ten rodzaj wyliczenia najczęściej stosowany jest pomiędzy podmiotami gospodarczymi gdzie większość z nich to Vatowcy i częściej operuję się tam kwotami netto i cena brutto ma mniejsze znaczenie. Schemat liczenia faktur od kwot netto:

Cena jednostkowa netto x Ilość = Wartość netto

Mając już wartość pozycji netto można liczyć pozostałe wartości

Wartość netto x Stawka VAT = Wartość VAT
Wartość netto + Wartość VAT = Wartość brutto

Jak widać na przykładzie wszystkie sumy poszczególnych pół się zgadzają. Jest to domyślne ustawienie w programie Weaver WMS. I wygląda ono tak:

Ustawienia sposobu liczenia kwot na fakturach

Jeżeli w ustawieniach wybierzemy „Sumowanie brutto i wyliczanie netto oraz VAT-u (zachowuje brutto, zgodny z kasą fiskalną)” Nasze pozycje będą się sumować inaczej:

Obie formy są dopuszczalne przez polskie prawo.

2.Faktura liczona od kwoty brutto

Ten sposób najczęściej stosowany jest w obrocie detalicznym gdzie cena brutto jest ceną wyjściową. Sposób liczenia wartości wygląda następująco:

Cena jednostkowa brutto x Ilość = Wartość brutto

Wartość VAT na takim dokumencie jest liczona wg. wzoru:

Wartość VAT=  Wartość brutto x ( procent stawki VAT / sto + procent stawki VAT) 

Ustawienia dla dokumentów od kwot brutto

Ustawienia te muszą być wybrane jeżeli wystawiamy paragon fiskalny inaczej nasza drukarka fiskalna może nie przyjąć takiego paragonu z systemu, aby domyślnie system zmieniał sposób liczenia dla paragonu należy w przejść do Ustawień => Definicje dokumentów => Zakładka „Paragon Fiskalny” i kliknąć „Ustawienia”

Domyślne ustawienia sposobu liczenia

Wynik obliczeń dla paragonu fiskalnego